Cómo dar de alta a un empleado en 2026: pasos, papeles, bonificaciones y cuánto cuesta

Antes de contratar: lo que tienes que decidir

Antes de hacer ningún trámite decide el tipo de contrato, la jornada, el grupo profesional y el salario según tu convenio colectivo, y calcula el coste total para la empresa: además del sueldo bruto, la empresa paga a la Seguridad Social algo más del 31 % del salario. El salario nunca puede quedar por debajo del convenio ni del salario mínimo de 2026: 1.221 € al mes en 14 pagas a jornada completa.

• Contrato: indefinido (la regla general), fijo discontinuo, temporal por circunstancias de la producción o de sustitución, o formativo (en alternancia o para la práctica profesional).
• Jornada: completa (máximo de 40 horas semanales de promedio) o parcial, con el horario y su distribución por escrito.
• Grupo profesional y salario: los marca tu convenio; también los pluses y el número de pagas.
• Periodo de prueba: el del convenio o, si no dice nada, hasta 6 meses para técnicos titulados y 2 meses para el resto (3 en empresas de menos de 25 trabajadores).

Calculadora: cuánto cuesta un empleado en 2026

Pon el salario bruto anual y el tipo de contrato. La calculadora suma la Seguridad Social que paga la empresa y te da el coste total y una estimación del neto del trabajador.

Paso 1: inscribir la empresa en la Seguridad Social (solo la primera vez)

Si es tu primer empleado, antes tienes que inscribir la empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social para obtener el Código de Cuenta de Cotización (CCC). Se hace en la sede electrónica de la Seguridad Social o con el modelo TA.6, y en ese momento eliges la mutua de accidentes de trabajo y la entidad para la incapacidad temporal.

• Necesitas el NIF de la empresa o tu DNI si eres autónomo, la escritura o el alta en Hacienda, el CNAE de la actividad y el documento de asociación con la mutua.
• Un CCC por provincia en la que tengas trabajadores.
• Sistema RED: la empresa o su asesoría debe estar autorizada para tramitar altas y cotizaciones por internet.

Paso 2: dar de alta al trabajador antes de que empiece

El alta en la Seguridad Social tiene que comunicarse antes de que el trabajador empiece a trabajar, aunque sea el mismo día y unos minutos antes, y se puede hacer con hasta 60 días de antelación. Se tramita por el Sistema RED o en Import@ss con el DNI o NIE y el número de afiliación del trabajador, el tipo de contrato, la jornada y el grupo de cotización.

• Sin número de afiliación: si es su primer empleo, la empresa lo puede solicitar al tramitar el alta.
• Trabajador extranjero de fuera de la UE: necesita autorización de residencia y trabajo en vigor antes del alta.
• Justificante: guarda la resolución del alta y entrégale una copia al trabajador si la pide (también puede verla en su vida laboral).

Paso 3: firmar el contrato y comunicarlo al SEPE

El contrato se formaliza por escrito con los datos de las partes, la fecha de inicio, el tipo de contrato (y la causa, si es temporal), el grupo profesional, el salario y su estructura, la jornada, las vacaciones, el periodo de prueba y el convenio aplicable. Tienes 10 días hábiles desde la firma para comunicarlo al Servicio Público de Empleo a través de Contrat@.

• Copia básica: si hay representantes de los trabajadores, en 10 días tienes que entregarles una copia básica del contrato.
• Información escrita: el trabajador tiene derecho a recibir por escrito los elementos esenciales de su relación laboral si no constan en el contrato.
• Contratos temporales: deben indicar con precisión la causa; si no, se presumen indefinidos.

Cómo redactarlo, cláusula a cláusula, en cláusulas obligatorias del contrato de trabajo.

Paso 4: prevención de riesgos, datos personales y registro de jornada

Desde el primer día, el trabajador debe estar cubierto por la prevención de riesgos laborales (evaluación de riesgos del puesto, información y formación, y ofrecimiento del reconocimiento médico), tienes que informarle del tratamiento de sus datos personales y debes registrar cada día su hora de entrada y de salida.

Paso 5: la primera nómina y las cotizaciones

Cada mes tienes que pagar la nómina con su recibo de salarios, retener el IRPF que corresponda y cotizar a la Seguridad Social: la cuota se calcula con la base del mes y se paga mediante el sistema de liquidación directa, normalmente por domiciliación el último día del mes siguiente. Las retenciones de IRPF se ingresan cada trimestre con el modelo 111.

• Pagas extra: se pueden pagar en dos pagas o prorratear en las 12 nóminas, según el convenio. En la cotización, siempre se prorratean.
• Retención de IRPF: se calcula con los datos del modelo 145 que te entrega el trabajador.
• Resúmenes anuales: en enero, el modelo 190 de retenciones y el certificado de retenciones para el trabajador.

Errores típicos de nómina y sus consecuencias en errores en la gestión de nóminas; subida del salario mínimo en SMI 2026.

Bonificaciones a la contratación en 2026

Las principales bonificaciones de la cuota empresarial en 2026 son 110 € al mes durante tres años por contratar de forma indefinida a un parado de larga duración (128 € si es mujer o tiene 45 años o más), 128 € al mes durante cuatro años para víctimas de violencia de género, sexual o trata, y 91 € al mes en los contratos de formación en alternancia. Exigen mantener el empleo tres años en los indefinidos.

• Solo una bonificación por contrato; no se suman entre sí.
• Hay que estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social.
• Hay exclusiones: por ejemplo, contratar a familiares cercanos del empresario o volver a contratar a quien acaba de tener un contrato indefinido en tu empresa. Revísalo antes de firmar.

Todas, con sus requisitos, en bonificaciones a la contratación 2026.

Sanciones por hacerlo mal

Si el trabajador sin alta sufre un accidente, la empresa responde además de las prestaciones. Qué hacer ante una visita de la Inspección en Inspección de Trabajo. En nuestra asesoría laboral en Fuenlabrada tramitamos el alta, el contrato y la primera nómina.