Error 1: Categoría profesional incorrecta
Asignar al trabajador una categoría inferior a la real lleva a salario menor. El trabajador puede reclamar la diferencia de los últimos 4 años + complementos. Sanción Inspección: 626-6.250 €.
Error 2: Jornada mal declarada
Si el trabajador hace 40h pero está dado de alta a media jornada: defraudación a la Seguridad Social. Trabajador puede pedir actualización + atrasos. Inspección sanciona 3.126-10.000 €.
Error 3: Salario base por debajo del convenio
El convenio colectivo fija salarios mínimos por categoría. Pagar menos = reclamación + diferencia × 4 años. Errores típicos: no actualizar el salario tras la revisión anual del convenio.
Error 4: Antigüedad mal calculada
Los trienios/quinquenios del convenio aumentan el salario. No aplicarlos: reclamación del trabajador. La antigüedad se calcula desde el primer día de contrato (incluso si fue temporal).
Error 5: Complementos no aplicados
Plus de transporte, idiomas, peligrosidad, nocturnidad, festivos: si el convenio los prevé y no se pagan: reclamación del trabajador + posible inspección de oficio.
Error 6: Horas extra no pagadas o no cotizadas
Las horas extra tienen precio específico (típicamente el ordinario o superior según convenio) y cotizan. No declararlas: defraudación + reclamación del trabajador.
Error 7: Vacaciones mal calculadas
Las vacaciones se pagan con todos los complementos habituales, no solo el salario base. Pagar solo el salario base es error común. Reclamación del trabajador: diferencia.
Error 8: Retenciones IRPF erróneas
La retención debe recalcularse anualmente según situación familiar y nivel de salario. Errores:
- Aplicar retención de comienzo de año a final del año (cuando el salario ha cambiado)
- No actualizar tras nacimiento de hijo o cambio de cónyuge
- No aplicar reducción por movilidad geográfica
- Resultado: el trabajador paga más o menos IRPF del debido, y al hacer su renta puede tener problemas
Error 9: Base de cotización incorrecta
La base de cotización incluye salario base + complementos no exentos. Errores: no incluir pagas extras prorrateadas, no incluir variables, no actualizar la base máxima/mínima anual.
Error 10: Finiquito mal calculado
El finiquito incluye:
- Días trabajados del mes hasta extinción
- Vacaciones no disfrutadas
- Pagas extras prorrateadas
- Indemnización si aplica
- Errores frecuentes: no incluir las pagas extras pendientes, no descontar adecuadamente días no trabajados
- Reclamación del trabajador por diferencias: las pendientes 4 años atrás
Cómo evitarlos: buenas prácticas
Las medidas que reducen el riesgo:
- Auditoría laboral anual con asesoría profesional
- Software de nóminas actualizado (no Excel)
- Asesor laboral que conozca tu convenio sectorial
- Comunicación con el trabajador: nóminas firmadas y archivadas
- Revisión bianual del convenio aplicable y sus actualizaciones
- Backup digital de nóminas y contratos durante 4-5 años
Preguntas frecuentes
¿Puedo despedir a un trabajador que reclama nóminas mal pagadas?
No por esa causa: sería despido improcedente y posiblemente nulo (represalia). Hay que pagar lo debido y, si quieres prescindir del trabajador, hacerlo por causa real (objetivo, disciplinario justificado).
¿Cuántos años puede reclamar un trabajador?
Cuatro años (prescripción general). Pero hay excepciones: violencia de género, embarazo, despido nulo: no prescriben en ciertos supuestos.
¿Qué hago si descubro un error en una nómina pasada?
Regularizar voluntariamente cuanto antes: pagar al trabajador la diferencia, comunicar a TGSS para regularizar cotizaciones, y al SEPE. Si se descubre por Inspección, las sanciones son mayores.
¿Vale la pena externalizar la gestión de nóminas?
Sí, en la mayoría de los casos. Errores propios cuestan 5.000-50.000 € en sanciones + reclamaciones. Una asesoría especializada cuesta 14-25 €/mes por trabajador.
¿Tengo que entregar la nómina en papel?
No, basta con PDF firmado electrónicamente o portal del empleado. Conservar el justificante de entrega.
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