Qué documentación debes tener siempre preparada
En la oficina/centro de trabajo:
- Libro de Visitas (físico o digital obligatorio desde 2016)
- Contratos de trabajo firmados por todos los empleados
- Nóminas de los últimos 4 años
- Modelo TC2 último mes (cotización a Seguridad Social)
- Convenio colectivo aplicable impreso o accesible
- Calendario laboral anual
- Plan de prevención de riesgos laborales
- Evaluación inicial de riesgos por puesto
- Registro de jornada diaria (obligatorio desde 2019)
- Plan de igualdad si > 50 trabajadores
- Comunicaciones LOPDGDD sobre tratamiento de datos
- Acuerdos de teletrabajo si aplica
Tipos de actuación de Inspección
Las visitas/requerimientos pueden ser:
- Visita programada: la Inspección elige tu empresa por estadística o sector. Avisan 24-48h antes (no obligatorio).
- Visita por denuncia: trabajador, ex-trabajador, sindicato, asociación. Llegan sin avisar.
- Requerimiento por escrito: piden documentación específica en plazo de 10-15 días
- Actuación de campaña: temas específicos del año (jornada, contratos temporales, etc.)
Derechos del empresario durante la visita
Tienes derecho a:
- Ser asistido por asesoría laboral (recomendable llamar al asesor durante la visita)
- Recibir copia del acta levantada
- Conocer la causa de la actuación (denuncia/programada)
- Aportar documentación complementaria
- No autoincrimarte: tienes derecho a no responder preguntas que te perjudiquen
- Negarte al registro de zonas privadas (con matices: el inspector puede pedir autorización judicial)
Plazos legales
Tras la visita o requerimiento:
- Aportar documentación: 10 días hábiles desde notificación
- Acta de Inspección con propuesta de sanción: alegaciones en 15 días
- Resolución de Inspección: hasta 6 meses desde el inicio
- Recurso de alzada: 1 mes desde la resolución
- Recurso contencioso-administrativo: 2 meses desde resolución del recurso
Sanciones más habituales
Las infracciones más comunes y sus rangos:
- Trabajador sin alta en Seguridad Social: 3.126-10.000 € por trabajador
- Contrato temporal en fraude de ley: 626-6.250 € por contrato
- No registro de jornada: 626-6.250 €
- No tener evaluación riesgos: 2.451-49.180 €
- Falsedad en partes de baja médica: 6.251-187.515 €
- Discriminación: 7.501-225.018 €
- Acoso laboral: 7.501-225.018 €
Cómo reducir las sanciones
Hay dos vías:
- Conformidad temprana: aceptas la sanción → reducción del 30%
- Pronto pago: pagas en el plazo voluntario → reducción adicional del 25%
- Total combinado: hasta 47,5% de reducción
- Alegaciones bien fundadas: pueden conseguir reducción o anulación si hay error de la Inspección
- Recurso administrativo o judicial: si la sanción es desproporcionada o sin pruebas
Errores que empeoran la situación
Ocultar o destruir documentación: agrava la sanción. Confesar más de lo necesario: las palabras quedan en acta. Atender la visita sin asesor: alta probabilidad de errores. No responder en plazo: la Inspección entiende los hechos como confirmados.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los inspectores entrar sin avisar?
Sí, durante horario laboral en zonas de trabajo abiertas al público o sus equivalentes. En zonas privadas (despachos personales): necesitan autorización del empresario o judicial.
¿Tengo que dejar al inspector entrevistar a mis trabajadores?
Sí. Los trabajadores pueden ser entrevistados sin presencia del empresario. Es derecho del inspector.
¿Qué pasa si la sanción es desproporcionada?
Tienes derecho a recurrir. El juzgado puede reducir o anular la sanción si demuestras error o desproporción.
¿Cuánto puede durar una inspección?
Hasta 9 meses (con prórroga puede llegar a 18 meses en casos complejos). Pasado el plazo, el procedimiento caduca y la propuesta de sanción no es válida.
¿Pueden las sanciones acumularse?
Sí. Si en una misma actuación detectan varias infracciones, cada una se sanciona individualmente.
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