Verifactu y factura electrónica B2B: a quién obligan, desde cuándo (2027) y cómo adaptarte paso a paso

¿Qué es Verifactu?

Es el conjunto de requisitos que deben cumplir los programas con los que se emiten facturas, según el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023), que desarrolla el art. 29.2.j de la Ley General Tributaria. Deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

En la práctica, cada vez que tu programa emite una factura genera un «registro de facturación de alta» con los datos esenciales y una huella digital (hash) encadenada con el registro anterior. Si alguien intenta borrar, ocultar o modificar una factura ya emitida, la cadena se rompe y el sistema lo detecta. Las correcciones se hacen siempre con registros nuevos, nunca modificando los antiguos (art. 8.2.a del Reglamento).

El objetivo declarado es combatir el software de doble uso, los programas que permiten llevar una contabilidad paralela o borrar ventas, un fraude que la Ley 11/2021 ya tipificó como infracción. Por eso las obligaciones recaen tanto en quien usa el programa como en quien lo fabrica y lo vende.

«VERI*FACTU», en sentido estricto, es una de las dos modalidades de cumplimiento: la de los sistemas que envían cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de facturar (art. 16). Pero en el lenguaje común se usa «Verifactu» para toda la obligación, y así lo haremos en esta guía salvo cuando haya que distinguir.

¿Cuándo es obligatorio Verifactu?

Tras el Real Decreto-ley 15/2025, convalidado por el Congreso el 11/12/2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, incluidos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027 (disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023). En 2026 su uso es voluntario.

Si has leído que Verifactu era obligatorio antes de 2027, o que afectaba solo a quien factura más de una cifra concreta, esa información está desactualizada o era incorrecta. La única fecha de efectos vigente es la del cuadro, y la condición es usar un sistema informático para facturar, con independencia del volumen.

¿A quién obliga y quién queda fuera?

Obliga a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, a los autónomos del IRPF, a las entidades en atribución de rentas y a los no residentes con establecimiento permanente que emitan facturas con un sistema informático, aunque sea solo para una parte de su actividad (art. 3 del Reglamento). Quedan fuera quienes están en el SII, quienes facturan a mano y el territorio foral.

El art. 4 del Reglamento excluye además algunas operaciones concretas, como las que no requieren factura según el reglamento de facturación o las realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero. Y el art. 5 permite a la Agencia Tributaria acordar, a petición, su no aplicación a sectores o contribuyentes concretos, de forma excepcional y a menudo temporal.

¿Y si facturas con Excel o Word?

Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, el reglamento no te afecta si usas la hoja de cálculo o el procesador de textos solo para introducir los datos, expedir, imprimir y conservar las facturas. Sí te afecta si el programa procesa esa información para generar los libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad u otros resultados para cumplir tus obligaciones, por ejemplo con macros.

La propia Agencia Tributaria pone un ejemplo: usar Excel para hacer simples listados de facturas emitidas, con sumas u otras fórmulas, no convierte la hoja en sistema informático de facturación; programar una macro que genere el libro registro de facturas expedidas, sí. Y advierte de que podrá comprobar las capacidades y herramientas de la hoja o el procesador que uses.

Nuestra recomendación práctica: si hoy facturas con una plantilla de Excel y todo lo demás lo hace tu asesoría, puedes seguir haciéndolo, pero no conviertas la hoja en un pequeño programa con numeración automática, libros y resúmenes fiscales. Si quieres automatizar, pasa a un programa adaptado o a la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, y evita estar en una zona gris.

¿VERI*FACTU o no VERI*FACTU? Las dos modalidades

Puedes cumplir de dos formas (art. 7 del Reglamento). Con un sistema VERI*FACTU, que envía cada registro a la Agencia Tributaria al facturar y se presume que cumple por diseño. O con un sistema que guarda los registros en tu equipo con más requisitos técnicos: firma electrónica, registro de eventos y conservación, y los entrega cuando Hacienda los requiere.

Para la mayoría de autónomos y pymes, la modalidad VERI*FACTU es la más sencilla: el cumplimiento técnico lo resuelve el programa, y el cliente puede comprobar la factura escaneando el QR. La modalidad sin envío interesa a empresas que prefieren no remitir la información en tiempo real y tienen capacidad técnica para cumplir los requisitos de conservación y firma, algo que en la práctica depende de su proveedor de software.

¿Qué tiene que hacer tu programa de facturación?

Generar un registro por cada factura emitida y por cada anulación, con su huella encadenada; impedir que los registros se alteren sin que quede rastro; conservarlos y hacerlos legibles; poder enviarlos a la Agencia Tributaria de forma automática, segura e instantánea, e incluir el código QR en las facturas. Todo ello según el art. 8 del Reglamento y la Orden HAC/1177/2024.

• Integridad e inalterabilidad: los registros no pueden cambiarse sin que el sistema lo detecte y avise.
• Trazabilidad: cada registro se encadena con el anterior mediante su huella.
• Conservación, accesibilidad y legibilidad: los registros deben poder consultarse y exportarse en formato legible.
• Capacidad de remisión: aunque no uses la modalidad VERI*FACTU, el programa debe poder enviar los registros si se le requiere.
• Registro de eventos en la modalidad no VERI*FACTU: accesos, exportaciones, incidencias.
• Código QR y leyenda en las facturas, según los arts. 20 y 21 de la Orden HAC/1177/2024.

Tú, como usuario, no tienes que programar nada de esto: tienes que usar un programa que lo cumpla y no manipularlo. Lo que sí es responsabilidad tuya es elegir un programa conforme, mantenerlo actualizado y no usar herramientas que permitan borrar o alterar facturas.

¿Qué datos guarda el registro de cada factura?

El programa genera automáticamente un registro de facturación de alta al emitir cada factura, o justo antes (art. 9 del Reglamento). Incluye los datos de emisor y destinatario, número y serie, fechas, tipo de factura, si es rectificativa o sustituye a simplificadas, descripción, importe total, régimen de IVA, cuotas y la huella encadenada con el registro anterior (art. 10).

Estos datos coinciden en gran parte con los de la propia factura, así que para quien factura no suponen trabajo adicional: los genera el programa. Lo que sí cambia es que, con la modalidad VERI*FACTU, la Agencia Tributaria los recibe al instante y podrá cruzarlos con tus declaraciones de IVA e IRPF mucho antes que ahora.

Rectificativas, anulaciones y errores: cómo se corrigen

Con Verifactu, una factura emitida no se borra ni se edita. Si contenía un error, se corrige con una factura rectificativa, que genera su propio registro de alta. Si se emitió por error y no debió existir, se genera un registro de anulación (art. 11). En ambos casos los datos originales quedan conservados y la corrección, trazada.

• Error en los datos o en el importe: factura rectificativa, que identifica a la rectificada cuando sea preceptivo.
• Factura emitida por error (duplicada, a un cliente equivocado): registro de anulación del registro de alta.
• Sustitución de tickets por una factura completa: la nueva factura identifica las simplificadas sustituidas.
• Numeración: los saltos o duplicados ya no se arreglan borrando, así que conviene ordenar las series antes de la fecha límite.

En la práctica, el mayor cambio de hábito es para quien «reutilizaba» facturas: abrir una factura ya emitida, cambiar el importe y volver a imprimirla. Con un sistema conforme eso deja de ser posible, y cualquier intento queda registrado.

¿Qué cambia en tus facturas?

Las facturas emitidas con un sistema informático llevarán un código QR con parte de su contenido y, si el sistema envía los registros a la Agencia Tributaria, la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». El resto de contenidos obligatorios de la factura no cambia.

El QR permite al cliente, sea empresa o consumidor, comprobar la factura y, si quiere, informar voluntariamente de sus datos a la Agencia Tributaria desde el móvil (art. 17 del Reglamento). En la factura electrónica, la representación gráfica del QR puede sustituirse por su contenido. Los datos obligatorios de cualquier factura siguen siendo los del Reglamento de facturación: número y serie, fecha, datos de emisor y destinatario, descripción, base, tipo y cuota de IVA. Lo repasamos en cómo facturar paso a paso.

¿El programa tiene que estar homologado?

No existe homologación ni certificado oficial de la Agencia Tributaria. El productor del programa debe firmar una declaración responsable de que cumple el art. 29.2.j de la Ley General Tributaria, el Reglamento y la orden técnica. Debe constar por escrito y de forma visible en cada versión del programa, y el cliente y la Administración pueden pedirla (art. 13).

Desconfía de quien te venda un «software homologado por Hacienda» o te diga que sin su producto tendrás multas por cada factura: ni existe esa homologación ni hay una sanción por factura. Lo que debes pedir es la declaración responsable de la versión que usas y comprobar que tu proveedor ofrece la modalidad que prefieres. Si el fabricante declara falsamente que su programa cumple, la sanción grave de 150.000 € por ejercicio y tipo de programa recae sobre él (art. 201 bis.1 LGT).

¿Hay una opción gratuita?

Sí. La Agencia Tributaria ofrecerá en su sede electrónica una aplicación básica de facturación gratuita, que se considera sistema VERI*FACTU a todos los efectos (arts. 7.b y 16.4 del Reglamento). Es útil para autónomos con pocas facturas y necesidades sencillas; para quien necesita presupuestos, cobros, stock o conexión con la contabilidad, suele compensar un programa comercial.

Para las facturas electrónicas dirigidas a administraciones públicas existe además el programa gratuito del Ministerio de Transformación Digital, y para la factura electrónica B2B el Real Decreto 238/2026 prevé una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria. Son herramientas distintas, pensadas para obligaciones distintas.

¿Puede facturar por ti tu asesoría o tu cliente?

Sí. Las obligaciones pueden cumplirse materialmente por el destinatario de la operación o por un tercero, como tu asesoría, cuando actúen como expedidores de la factura según el reglamento de facturación (art. 6). Pero la responsabilidad sigue siendo tuya: si el sistema que usan no cumple, el obligado sigues siendo tú.

Es habitual en la autofacturación, cuando el cliente emite la factura en nombre del proveedor (por ejemplo, en algunos sectores agrícolas o en el transporte), y en la facturación por terceros, cuando una asesoría o una plataforma emite las facturas por cuenta del empresario. En esos casos, pide por escrito que el sistema que usan cumple el Reglamento y conserva su declaración responsable. Si solo entregas a tu asesoría las facturas que ya emites tú, la obligación de Verifactu es tuya y de tu programa, no de la asesoría.

¿Qué puede comprobar Hacienda?

La Agencia Tributaria puede personarse donde esté o se use el sistema de facturación y exigir acceso completo e inmediato a los registros de facturación y de eventos, o a sus copias, y su descarga en formato legible, incluidos los usuarios y contraseñas necesarios (art. 14 del Reglamento). En los sistemas sin envío, también puede requerir copia de los registros conservados.

Con la modalidad VERI*FACTU, Hacienda ya tiene los registros, así que la comprobación se centra en cruzarlos con tus declaraciones. Con la modalidad sin envío, la inspección puede acudir al local y pedir el volcado de los registros. En ambos casos, la clave es la misma: que lo facturado, lo registrado y lo declarado coincidan. Si recibes un requerimiento, lo explicamos en qué hacer si te llega una carta de Hacienda.

¿Qué sanciones hay?

Tener un sistema de facturación que no se ajusta al art. 29.2.j de la Ley General Tributaria, que no está certificado debiendo estarlo o que ha sido alterado es una infracción grave con multa fija de 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis.2 y 4). Fabricar o vender programas que permiten manipular la facturación se sanciona con 150.000 € por ejercicio y tipo de programa.

No existe, como a veces se lee, una sanción por cada factura emitida con un programa no adaptado. Pero 50.000 € por año es una cifra desproporcionada para cualquier pyme, y basta con tener el programa: no hace falta que se haya usado para defraudar. Por eso la adaptación, aunque tenga plazo hasta 2027, conviene planificarla ya.

Cómo adaptarte paso a paso

Haz inventario de todos los sitios donde emites facturas, pregunta a cada proveedor por la adaptación y su declaración responsable, elige modalidad, revisa series y numeración, forma a quien factura y haz pruebas con tiempo. Si usas Excel, decide si sigues con una plantilla simple o pasas a un programa. Y prepara a la vez la factura electrónica B2B.

1. Inventario: programa de facturación, ERP, TPV de la tienda, facturación de la tienda online, plantillas de Excel, facturas a mano. Cada uno tiene su respuesta.
2. Proveedores: pregunta por escrito si su versión cumple el Real Decreto 1007/2023, cuándo estará disponible, si tiene coste y en qué modalidad funciona. Pide la declaración responsable.
3. Modalidad: VERI*FACTU para la mayoría; sin envío solo si tu proveedor la soporta bien y tienes motivos.
4. Series y numeración: ordénalas. Con el encadenamiento de registros, los errores de numeración ya no se arreglan borrando.
5. Rectificativas y anulaciones: aprende a hacerlas con el nuevo sistema, porque las correcciones se hacen siempre con registros nuevos.
6. Pruebas: empieza antes de la fecha límite; si activas VERI*FACTU, recuerda que la opción dura al menos hasta final de año.
7. Factura B2B: cuando se publique la orden ministerial, decide si usarás una plataforma privada o la solución pública.

Hoja de ruta: qué hacer y cuándo

Una sociedad tiene hasta el 31/12/2026 y le quedan tres meses: debe cerrar ya la elección de programa, probarlo en noviembre y emitir en diciembre con el sistema conforme. Un autónomo tiene hasta el 30/06/2027: lo razonable es decidir en el primer trimestre de 2027, probar en el segundo y no dejarlo para junio.

El error más frecuente en adaptaciones tecnológicas con fecha fija es esperar al último mes, cuando todos los proveedores están saturados. Otro error es adaptar solo el programa principal y olvidar el TPV de la tienda, la plataforma de la web o la plantilla con la que un comercial hace facturas desde el móvil. El inventario inicial evita ambas cosas.

Calculador: ¿qué te obliga y desde cuándo?

Indica tu forma jurídica, cómo emites las facturas, si estás en el SII o en territorio foral y si facturas más de 8 millones. Si la orden ministerial de la solución pública ya se ha publicado, añade la fecha de su entrada en vigor para calcular las fechas de la factura electrónica B2B. No se guarda ningún dato.

¿Qué cambia para tus clientes?

Tus clientes, empresas o particulares, verán un código QR en tus facturas y, si usas la modalidad VERI*FACTU, la leyenda correspondiente. Con el QR pueden comprobar en la sede de la Agencia Tributaria que la factura está registrada e, incluso, remitirle sus datos de forma voluntaria. No tienen que hacer nada más.

Para un consumidor, el QR es una garantía de que el ticket o la factura que recibe se ha registrado. Para una empresa, además de esa comprobación, lo importante llegará con la factura electrónica B2B: tendrá que recibir tus facturas en formato electrónico e informar de su aceptación y de su pago. Si tus clientes son grandes empresas, es probable que te pidan antes que otros el cambio a factura electrónica, porque a ellas se les aplicará primero.

Un consejo comercial: explica el cambio a tus clientes habituales antes de que vean un QR nuevo o un formato distinto. Un correo breve evita llamadas de extrañeza y transmite que tu negocio está al día.

Verifactu, SII, FACe y factura electrónica B2B: diferencias

Son cuatro cosas distintas. Verifactu regula los programas de facturación. El SII obliga a grandes empresas y a otros inscritos a enviar sus libros de IVA casi en tiempo real. FACe es el punto para enviar facturas electrónicas a las administraciones públicas. La factura electrónica B2B obliga a facturar en formato electrónico entre empresarios y a informar del pago.

Una misma empresa puede estar en varias a la vez: una SL que factura con un programa y vende a otras empresas tendrá que cumplir Verifactu desde el 01/01/2027 y la factura electrónica B2B cuando llegue su fecha. Una empresa en el SII no tiene Verifactu, pero sí tendrá factura electrónica B2B. Si vendes a la Administración, además, seguirás usando FACe.

La factura electrónica B2B: qué exige el Real Decreto 238/2026

Los empresarios y profesionales deberán expedir en formato electrónico las facturas a clientes empresarios o profesionales establecidos en España (art. 3), a través de plataformas privadas de intercambio o de la solución pública de la Agencia Tributaria. Quien las recibe deberá informar de su aceptación o rechazo y del pago, y comunicar el pago o el rechazo a la solución pública.

• Excepción: las facturas simplificadas no tienen que ser electrónicas, salvo las cualificadas con datos del destinatario empresario (art. 4.1).
• Estados de la factura: aceptación o rechazo comercial y pago completo con su fecha, en un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (art. 10).
• Comunicación del pago a la solución pública, directamente o a través de la plataforma (art. 12). Si no hay rechazo ni rectificativa, la factura se presume aceptada.
• Calendario: 12 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de la solución pública para quien facturó más de 8 millones el año anterior, y 24 meses para el resto (disposición final cuarta).
• Transición para grandes: durante los 12 primeros meses, las empresas de más de 8 millones deben acompañar la factura electrónica de un PDF legible, salvo que el cliente acepte recibirla solo en formato original (disposición transitoria segunda).
• Autónomos de hasta 8 millones: la obligación de informar de los estados de la factura se les aplica 12 meses después de su fecha general; hasta entonces es voluntaria (disposición transitoria tercera).

El objetivo de esta norma es doble: digitalizar la facturación y combatir la morosidad, porque la información de estados y pagos permitirá conocer los plazos reales de pago entre empresas. A 30/09/2026, la orden ministerial que pone en marcha la solución pública no se ha publicado en el BOE: el proyecto se sometió a información pública en abril de 2026. Cuando se publique, las fechas quedarán fijadas y las incorporaremos a esta guía y al calculador.

Verifactu por sectores

Afecta a todos los sectores por igual, pero el impacto práctico es distinto: en hostelería y comercio el punto crítico es el TPV; en profesionales, el programa de facturación o la plantilla; en construcción y reformas, las certificaciones y rectificativas; en el comercio electrónico, la plataforma de la tienda online.

En polígonos como los de Fuenlabrada o en zonas mayoristas como Cobo Calleja, es frecuente encontrar empresas con varios programas a la vez: un ERP para la venta mayorista, un TPV para la tienda y una plataforma para la venta online. Cada uno debe ser conforme, y el inventario del primer paso del plan de adaptación es precisamente para no olvidar ninguno. Si importas mercancía, repasa también la fiscalidad de los importadores en Cobo Calleja.

Qué preguntar a tu proveedor de software

Si la versión que usas cumple el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, si ofrece la modalidad VERI*FACTU, la otra o ambas, cuándo estará disponible, si tiene coste, dónde está su declaración responsable y si está preparando la factura electrónica B2B. Pídelo por escrito.

1. ¿La versión que uso cumple el Reglamento de sistemas informáticos de facturación? ¿Desde qué versión?
2. ¿Dónde puedo ver la declaración responsable de esa versión?
3. ¿Funciona en modalidad VERI*FACTU, sin envío o en ambas? ¿Puedo cambiar de una a otra?
4. ¿Genera el código QR y la leyenda en las facturas impresas y electrónicas?
5. ¿Cómo gestiona las rectificativas, las anulaciones y la sustitución de tickets?
6. ¿La actualización está incluida en el mantenimiento o tiene coste?
7. ¿Qué pasa con el TPV, la tienda online u otros módulos que también facturan?
8. ¿Está preparando la factura electrónica B2B y la conexión con plataformas o con la solución pública?

Si el proveedor no responde con claridad o no tiene prevista la adaptación, es mejor saberlo ahora que en la primavera de 2027. Cambiar de programa exige migrar clientes, artículos y series, y hacer pruebas: cuenta con varias semanas.

Casos prácticos

Cuatro situaciones frecuentes en Fuenlabrada y el sur de Madrid: un autónomo que factura con Excel, un comercio con TPV, una SL con programa de facturación que vende a otras empresas y un profesional que hace pocas facturas a mano. Cada uno tiene una respuesta distinta.

El caso del profesional que factura a mano es el más engañoso: hoy no le afecta Verifactu, pero cuando llegue la factura electrónica B2B no podrá seguir entregando facturas en papel a sus clientes empresarios. Si va a tener que dar el salto a lo digital, conviene hacerlo una sola vez, con un programa que cumpla las dos obligaciones.

Glosario: los términos que más confunden

SIF es el sistema informático de facturación; VERI*FACTU, la modalidad que envía los registros a Hacienda; el registro de alta, el que se genera con cada factura; el de anulación, el que deja sin efecto una factura emitida por error; la huella o hash, el código que encadena los registros; la declaración responsable, el compromiso del fabricante.

Mitos y errores frecuentes

Que Verifactu es obligatorio en 2026, que el software debe estar homologado por Hacienda, que hay una multa por cada factura, que afecta a la factura en papel hecha a mano, que Excel está prohibido y que Verifactu y la factura electrónica son lo mismo. Ninguna de esas afirmaciones es correcta con la normativa vigente.

• «Es obligatorio desde 2026»: no; el Real Decreto-ley 15/2025 lo llevó a 2027.
• «Necesitas software homologado»: no hay homologación, sino declaración responsable del fabricante.
• «Multa por cada factura»: la sanción al usuario es de 50.000 € por ejercicio por tener un sistema no conforme.
• «La factura en papel necesita un sistema validado»: la factura hecha a mano no está afectada.
• «Excel está prohibido»: como simple plantilla no es un sistema informático de facturación, según la Agencia Tributaria.
• «Verifactu es la factura electrónica»: son obligaciones distintas, con normas y calendarios distintos.
• «Solo afecta a partir de cierta facturación»: Verifactu no tiene umbral; el umbral de 8 millones es de la factura B2B.

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