Cómo hacer una factura como autónomo en 2026: datos, IVA, retención y plazos (con calculadora)

¿Qué datos debe llevar una factura?

Una factura completa debe llevar número y, en su caso, serie; fecha de expedición; nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del cliente; descripción de la operación; base imponible; tipo y cuota de IVA; total; la fecha de la operación si es distinta de la de la factura; y, si aplica, la retención de IRPF y la mención de exención o de inversión del sujeto pasivo.

1. Número y serie, correlativos dentro de cada serie.
2. Fecha de expedición y, si es otra, fecha de la operación.
3. Emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
4. Cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio (si es empresario o lo pide).
5. Descripción concreta de lo que vendes o haces, con cantidades y precio unitario.
6. Base imponible, tipo de IVA (21 %, 10 % o 4 %) y cuota.
7. Retención de IRPF si eres profesional y facturas a empresas o autónomos.
8. Total a pagar.
9. Menciones obligatorias en su caso: «Operación exenta de IVA (art. 20 de la Ley del IVA)», «Inversión del sujeto pasivo», «Régimen especial del criterio de caja», «Entrega intracomunitaria exenta».

Factura simplificada (ticket): cuando el importe no pasa de 400 € con IVA (3.000 € en comercio minorista, hostelería, transporte de personas y otros sectores), puedes emitir una factura simplificada sin los datos del cliente. Si el cliente es empresario y la pide, tienes que darle los suyos.

Calculadora de factura: IVA, retención y total

Pon el importe sin IVA y elige tu caso. Te damos cómo queda la factura y las menciones que debe llevar.

¿Cuándo llevan retención de IRPF las facturas?

Llevan retención las facturas de los profesionales (actividades de la sección segunda del IAE: abogados, diseñadores, consultores, arquitectos, formadores…) cuando el cliente es una empresa o un autónomo: el 15 % general, o el 7 % el año de alta y los dos siguientes. Las actividades empresariales (comercio, hostelería, construcción, transporte) no llevan retención, salvo algunas en módulos (1 %), y las facturas a particulares nunca la llevan.

• Profesional a empresa: 15 % (7 % los tres primeros años, comunicándolo al cliente por escrito).
• Profesional a particular: sin retención.
• Actividad empresarial: sin retención; en módulos, algunas llevan el 1 %.
• Alquiler de local: 19 % (ver modelo 115).

Numeración y series

Las facturas se numeran de forma correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni repeticiones. Puedes usar varias series (por ejemplo, una por año o por establecimiento) y las facturas rectificativas deben ir en una serie propia. Lo habitual es reiniciar la numeración cada año con una serie nueva, como 2027-001.

• No borres facturas emitidas: si te equivocas, haz una rectificativa.
• Al cambiar de programa, sigue el contador o abre una serie nueva.
• Los borradores sin número no rompen la secuencia; los que tienen número, sí.

¿Cuándo hay que emitir la factura?

Si el cliente es un particular, la factura se emite en el momento de la operación. Si es un empresario o profesional, puedes emitirla hasta el día 16 del mes siguiente a la operación. También puedes emitir una factura recapitulativa con todas las operaciones de un mes con el mismo cliente, como muy tarde el día 16 del mes siguiente.

Y hay que conservar las facturas emitidas y recibidas al menos cuatro años (seis, a efectos mercantiles).

Facturar a empresas, particulares y clientes extranjeros

Cada caso con detalle en operaciones intracomunitarias e IVA.

Facturas rectificativas y clientes que no pagan

Si una factura tiene un error o cambia el importe, se emite una factura rectificativa en su propia serie, que identifica la factura original y lo que se corrige. Si un cliente no te paga, puedes recuperar el IVA que ingresaste con una rectificativa cuando pasen seis meses (o un año, si lo eliges o si facturas más de 6.010.121,04 €) desde que se devengó el IVA, siempre que lo hayas reclamado judicialmente o por requerimiento notarial.

• Plazo: la rectificativa por impago se emite en los tres meses siguientes al fin de ese plazo de seis meses o un año.
• Comunicación a Hacienda en el mes siguiente a la rectificativa.
• Si el cliente entra en concurso, la rectificativa tiene su propio plazo, que se cuenta desde la publicación del auto en el BOE: no lo dejes pasar.

Programas de facturación y Veri*factu

Si emites las facturas con un programa informático, ese programa tendrá que cumplir el reglamento de sistemas de facturación (Veri*factu) desde el 1 de enero de 2027 si eres una sociedad y desde el 1 de julio de 2027 si eres autónomo. Si haces las facturas a mano o con un procesador de textos, esta obligación no te afecta.

Usar un programa que no cumpla esas reglas cuando sean obligatorias se sancionará con 50.000 € por ejercicio. Todo sobre los plazos en Veri*factu y factura electrónica.

Errores que más cuestan

• Descripciones genéricas («trabajos varios»): Hacienda puede negar la deducción al cliente.
• Olvidar la retención o aplicarla a particulares.
• Saltos en la numeración o facturas borradas.
• No poner la mención de exención o de inversión del sujeto pasivo.
• No emitir factura cuando es obligatoria: sanción del 2 % del importe; si la factura no cumple los requisitos, del 1 %.

En Legislae revisamos las facturas de nuestros clientes antes de cada trimestre. Más información en asesoría para autónomos y en regímenes de IVA.