Regímenes de IVA: general, recargo de equivalencia, simplificado y criterio de caja, y cuál te sale mejor

¿Qué regímenes de IVA hay y en cuál estás?

La mayoría de autónomos y todas las sociedades están en el régimen general: repercuten IVA, deducen el de sus gastos y presentan el 303 cada trimestre. Los comerciantes minoristas personas físicas están, por obligación, en el recargo de equivalencia; los autónomos en módulos, normalmente en el régimen simplificado; y cualquiera con un volumen de hasta 2 millones de euros puede elegir el criterio de caja para no adelantar el IVA de las facturas que no ha cobrado.

Hay además regímenes especiales para la agricultura, la ganadería y la pesca, los bienes usados y objetos de arte (REBU) y las agencias de viajes. El régimen en el que estás figura en tu alta censal (modelo 036) y en el certificado de situación censal que puedes descargar en la sede de la Agencia Tributaria.

Régimen general: cómo funciona

Cobras el IVA en tus facturas (21 %, 10 % o 4 % según lo que vendas), restas el IVA que has pagado en las compras y gastos de la actividad y, cada trimestre, ingresas la diferencia con el modelo 303. Si la diferencia es negativa, se compensa en los trimestres siguientes o se pide la devolución en el último del año.

• Obligaciones: facturas completas, libros registro de facturas emitidas y recibidas, 303 trimestral y 390 anual.
• Para quién conviene: para casi todos; es neutral, porque el IVA lo paga el cliente final y tú solo haces de recaudador.
• Las sociedades siempre están en el régimen general, aunque sean comercios minoristas.

Recargo de equivalencia: quién está y cómo funciona

Es obligatorio para los comerciantes minoristas que son personas físicas o comunidades de bienes y venden sin transformar los productos: se considera minorista a quien en el año anterior vendió a consumidores finales más del 80 % del total. El proveedor les cobra el IVA más un recargo (5,2 % sobre el 21 %, 1,4 % sobre el 10 %, 0,5 % sobre el 4 %; 1,75 % en tabaco) y ellos no presentan el 303 ni deducen el IVA de sus gastos.

• El IVA que cobras a tus clientes te lo quedas: no lo ingresas. A cambio, el IVA y el recargo que pagas al proveedor, y el IVA de tus gastos, son coste.
• Facturas: puedes emitir facturas simplificadas (tiques), salvo que el cliente pida factura completa.
• Compras en la UE o importaciones: en ese caso sí tienes que liquidar el IVA y el recargo de esas compras (modelo 309 o en la aduana).
• Quedan fuera: las sociedades, quien transforma el producto (más allá de trocearlo, envasarlo o cortarlo), los servicios y el comercio mayorista.

Lo explicamos con más detalle, sector por sector, en nuestra guía del recargo de equivalencia.

Calculadora: ¿te sale más caro el recargo o el régimen general?

Para un comerciante minorista, el recargo no es neutral: se queda el IVA de sus ventas, pero paga el IVA y el recargo de sus compras y no recupera el IVA de sus gastos. Que le salga mejor o peor que el régimen general depende de su margen y de sus gastos. Pon tus cifras del año sin IVA.

Régimen simplificado: el IVA de los módulos

Es el régimen del IVA que acompaña a los módulos del IRPF en las actividades incluidas en la orden anual de módulos (bares, restaurantes, transporte, algunos comercios y oficios). El IVA no se calcula factura a factura, sino con unos módulos (personal, superficie, potencia eléctrica…) que dan una cuota anual, pagada en tres plazos trimestrales y ajustada en el cuarto.

• Ventaja: sabes lo que vas a pagar y la gestión es más sencilla.
• Inconveniente: pagas aunque el año vaya mal, y el IVA de las inversiones grandes se deduce con reglas propias.
• Renuncia: se presenta en diciembre para el año siguiente (o con la primera declaración del año en plazo) y vincula tres años; renunciar al simplificado implica renunciar también a los módulos en el IRPF.

Si tienes un bar o un restaurante, lo explicamos con calculadora en nuestra página de asesoría para hostelería.

Criterio de caja: pagar el IVA cuando cobras

Con el criterio de caja no ingresas el IVA de una factura hasta que la cobras, y no deduces el de tus proveedores hasta que les pagas. Pueden elegirlo los autónomos y sociedades con un volumen de operaciones de hasta 2.000.000 € al año. Se opta en diciembre para el año siguiente y obliga a mantenerlo tres años.

• Para quién conviene: para quien cobra tarde (a 60 o 90 días) y paga pronto a sus proveedores.
• Límite temporal: si a 31 de diciembre del año siguiente no has cobrado la factura, el IVA se declara igualmente en esa fecha.
• Efecto en tus clientes: los que están en régimen general no pueden deducir tu IVA hasta que te pagan, y algunos lo ven como un inconveniente.
• Obligaciones: en tus libros tienes que anotar las fechas de cobro y de pago.

¿Autónomo minorista o sociedad? El efecto en el IVA

Un comercio minorista que es autónomo está en recargo de equivalencia; el mismo comercio a través de una sociedad está siempre en el régimen general. Si tu margen es bajo y tienes muchos gastos con IVA, una sociedad te permite recuperar ese IVA; si tu margen es alto, el recargo puede salirte mejor. La decisión de crear una sociedad depende además del IRPF frente al Impuesto sobre Sociedades y de los costes de la sociedad.

Lo analizamos en autónomo o sociedad y en comunidad de bienes o sociedad.

Cómo cambiar de régimen de IVA

1. Revisa si puedes elegir: el recargo es obligatorio si cumples los requisitos; el simplificado va unido a los módulos; el criterio de caja es voluntario.
2. Plazo: las renuncias y opciones se presentan en diciembre para el año siguiente con el modelo 036, o al darte de alta.
3. Al pasar del recargo al régimen general (por ejemplo, al dejar de ser minorista), se regulariza el IVA de las existencias que tienes en el almacén.
4. Al pasar a una sociedad, la sociedad empieza en el régimen general desde su alta.

Errores frecuentes con los regímenes de IVA

• Un minorista en recargo que factura a empresas sin saber que sigue en recargo si más del 80 % de sus ventas son a consumidores finales.
• Comprar a proveedores sin que te apliquen el recargo: si estás en recargo, tienes que comunicárselo para que lo incluyan en la factura.
• Olvidar el modelo 309 en las compras a otros países de la UE estando en recargo.
• Elegir el criterio de caja cuando tus clientes son grandes empresas que prefieren deducir el IVA en el momento.
• Renunciar a módulos sin calcular antes el IVA en el régimen general.

En Legislae revisamos tu régimen de IVA y lo comparamos con las alternativas antes de cada fin de año. Más información en nuestra asesoría fiscal en Fuenlabrada y en la guía del modelo 303.