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Contabilidad para pymes en 2026: libros, cuentas anuales, auditoría y calendario (con comprobador)
Una sociedad tiene que llevar una contabilidad ordenada, legalizar sus libros y depositar sus cuentas cada año en plazo. Te explicamos qué libros son obligatorios, qué plan contable te corresponde, cuándo hay que auditar, los plazos de formulación, aprobación y depósito y las consecuencias de no cumplirlos, con un comprobador para tu sociedad.
En resumen
- Libros: Diario, Inventarios y Cuentas Anuales, actas y registro de socios.
- Legalización: en los 4 meses siguientes al cierre (30 de abril).
- Cuentas: formular en 3 meses, aprobar en 6 y depositar en el mes siguiente.
- Auditoría: si dos años seguidos se superan dos de: 2,85 M€ de activo, 5,7 M€ de ventas, 50 trabajadores.
- Sin depósito: cierre registral y multas del ICAC.
Índice del artículo
¿Qué libros contables tiene que llevar una sociedad?
Toda sociedad mercantil lleva una contabilidad ordenada con, al menos, el libro Diario (todas las operaciones por orden de fecha) y el libro de Inventarios y Cuentas Anuales (balance de comprobación trimestral, inventario de cierre y cuentas anuales), además del libro de actas y el libro registro de socios. Se legalizan por internet en el Registro Mercantil en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio y se conservan seis años.
- Diario: asientos de todas las operaciones.
- Inventarios y Cuentas Anuales: balances trimestrales de comprobación y las cuentas anuales.
- Actas: juntas y órganos de administración.
- Registro de socios (o de acciones nominativas) y, en la sociedad unipersonal, de contratos con el socio único.
- Libros del IVA (facturas emitidas, recibidas y bienes de inversión), si no se lleva el SII.
Los autónomos en estimación directa simplificada no llevan contabilidad mercantil sino libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión.
Comprobador: qué plan contable, qué cuentas y si debes auditar
Pon los datos de tu sociedad al cierre de los dos últimos ejercicios (los límites se miran durante dos años seguidos).
Orientativo. Cada límite se cumple cuando no se superan al menos dos de las tres cifras durante dos ejercicios consecutivos. Las sociedades que cotizan, las de interés público y otras entidades tienen reglas propias.
Plan General Contable: normal, de pymes o de microempresas
| Modelo | Límites (no superar dos de tres, dos años seguidos) |
|---|---|
| Criterios de microempresas | Activo 1 M€ · Cifra de negocios 2 M€ · 10 trabajadores |
| PGC de pymes, balance y memoria abreviados | Activo 4 M€ · Cifra de negocios 8 M€ · 50 trabajadores |
| Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada | Activo 11,4 M€ · Cifra de negocios 22,8 M€ · 250 trabajadores |
| PGC general (normal) | Por encima de los límites anteriores |
Cuentas anuales: formular, aprobar y depositar
Los administradores formulan las cuentas anuales en los tres meses siguientes al cierre (hasta el 31 de marzo si el ejercicio acaba el 31 de diciembre), la junta las aprueba en los seis meses siguientes al cierre (hasta el 30 de junio) y se depositan en el Registro Mercantil en el mes siguiente a la aprobación (hasta finales de julio). Si no se depositan, el Registro cierra la hoja de la sociedad mientras dure el incumplimiento y el ICAC puede multar.
| Trámite | Plazo (ejercicio de enero a diciembre) |
|---|---|
| Legalización de libros | Hasta el 30 de abril |
| Formulación de cuentas | Hasta el 31 de marzo |
| Aprobación en junta | Hasta el 30 de junio |
| Impuesto sobre Sociedades (modelo 200) | Del 1 al 25 de julio |
| Depósito en el Registro Mercantil | Un mes desde la aprobación (hasta el 30 de julio si se aprueba el 30 de junio) |
- Cierre registral: sin depósito no se inscribe nada en el Registro (cambios de administrador, de domicilio, poderes…), salvo excepciones.
- Multa del ICAC: de 1.200 a 60.000 €, y hasta 300.000 € si la sociedad factura más de 6 millones.
- Responsabilidad del administrador: no formular ni depositar cuentas pesa en contra si después hay deudas o concurso.
Calendario contable y fiscal del año
| Mes | Obligación |
|---|---|
| Enero | Cuarto trimestre (303, 111, 115), resúmenes anuales (390, 190, 180) y 349 |
| Febrero | Modelo 347 de operaciones con terceros |
| Marzo | Formulación de cuentas anuales |
| Abril | Legalización de libros, primer trimestre y pago fraccionado (202) |
| Junio | Aprobación de cuentas en junta |
| Julio | Impuesto sobre Sociedades (200), depósito de cuentas, segundo trimestre |
| Octubre | Tercer trimestre y pago fraccionado (202) |
| Diciembre | Pago fraccionado (202) y cierre fiscal (ver checklist de cierre) |
Errores contables frecuentes en pymes
- Mezclar gastos personales de los socios con los de la empresa.
- No conciliar bancos cada mes.
- Amortizar mal o no amortizar el inmovilizado.
- Cuentas con el socio sin documentar (préstamos, retiradas de dinero).
- No hacer inventario de existencias al cierre.
- Retrasar el registro de facturas y descuadrar el IVA.
Llevamos la contabilidad, los libros y el depósito de cuentas en nuestra asesoría contable en Fuenlabrada. Ver también asesoría contable y, si la sociedad no tiene actividad, SL sin actividad.
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