Cómo cambiar de asesoría fiscal sin perder datos ni plazos: pasos, documentación y revisión inicial

¿Cuándo conviene cambiar de asesoría?

Cuando te enteras de los plazos por Hacienda y no por tu asesoría, cuando nadie te explica lo que firmas, cuando te llegan recargos o requerimientos por errores que no son tuyos, o cuando tu negocio ha crecido y necesitas a alguien que planifique y no solo que presente modelos. Si dudas, una revisión de lo que te han hecho hasta ahora te dirá si el problema es de servicio o de errores.

• Recargos o sanciones por declaraciones presentadas tarde o mal.
• Falta de respuesta: correos sin contestar o llamadas que nunca se devuelven.
• Nadie te avisa antes de pagar: te enteras de lo que debes el último día del plazo.
• No te proponen nada: ni cambiar de régimen, ni aprovechar deducciones, ni planificar el cierre del año.
• Precio que no cuadra: cobros extra por todo o cuotas que no se corresponden con lo que hacen.
• Has cambiado de situación: de autónomo a sociedad, primeros trabajadores, compras o ventas en el extranjero.

¿Cuál es el mejor momento para cambiar?

Justo después de cerrar un trimestre: en febrero, mayo, agosto o noviembre, cuando ya están presentadas las declaraciones del trimestre anterior y queda tiempo hasta las siguientes. Para una sociedad, el cambio más limpio es a principio de año, aunque se puede hacer en cualquier momento si la contabilidad se traspasa completa.

Cómo cambiar de asesoría paso a paso

Primero eliges la nueva asesoría y acordáis la fecha del cambio; después comunicas por escrito a la anterior que dejas el servicio y le pides la documentación; revocas los apoderamientos y autorizaciones que tenía; y el nuevo asesor revisa lo recibido y queda autorizado ante Hacienda y la Seguridad Social antes del siguiente plazo.

1. Revisa tu contrato con la asesoría actual: preaviso, permanencia y cuotas pendientes.
2. Elige la nueva asesoría y fija la fecha del cambio y quién presenta el próximo trimestre.
3. Comunica la baja por escrito (correo o burofax) con la fecha de efecto y la lista de documentación que pides, con un plazo razonable para entregarla.
4. Revoca los apoderamientos que tenga la asesoría anterior en la sede de la Agencia Tributaria y cambia el autorizado del Sistema RED de la Seguridad Social si tienes trabajadores.
5. Autoriza a la nueva asesoría: apoderamiento en la Agencia Tributaria y autorización RED.
6. Revisa lo recibido con el nuevo asesor antes del siguiente plazo: contabilidad completa, declaraciones presentadas y cualquier requerimiento abierto.
7. Cambia el correo de avisos de la Dirección Electrónica Habilitada y comprueba quién recibe las notificaciones.

Lista de comprobación: qué documentación pedir

Marca lo que ya tienes. La lista se guarda en este navegador para que puedas volver a ella.

¿Está obligada la asesoría anterior a darte la documentación?

Sí. Los documentos y la contabilidad son tuyos: la asesoría solo los gestiona por encargo. Como encargada del tratamiento de tus datos, al terminar el servicio tiene que devolvértelos o suprimirlos según elijas (art. 28.3.g del Reglamento General de Protección de Datos). Lo que sí puede exigirte es que pagues los servicios ya prestados según el contrato.

• Pídelo por escrito y con un plazo concreto, enumerando lo que necesitas.
• Formato: pide la contabilidad en un formato que se pueda importar (por ejemplo, el libro diario en hoja de cálculo o el fichero de exportación de su programa), no solo en PDF.
• Si no responde: burofax con certificación de contenido y, si sigue sin entregarla, reclamación. Mientras tanto, gran parte de las declaraciones se pueden descargar de la sede de la Agencia Tributaria con tu certificado digital.
• Lo que tú también tienes que hacer: pagar lo pendiente según el contrato y avisar con el preaviso pactado.

Hacienda y Seguridad Social: apoderamientos y autorización RED

La asesoría actúa ante Hacienda con un apoderamiento o como colaborador social, y ante la Seguridad Social como autorizado del Sistema RED. Al cambiar, revoca los apoderamientos de la anterior en la sede de la Agencia Tributaria, otorga uno a la nueva y pide que tus cuentas de cotización pasen al nuevo autorizado RED. Si la asesoría guardaba tu certificado digital, revócalo y saca otro.

¿Se puede cambiar a mitad de año?

Sí. Lo importante es que la contabilidad del año sea continua: la nueva asesoría importa lo registrado hasta la fecha del cambio y sigue desde ahí. Para un autónomo es sencillo; en una sociedad conviene que el cambio coincida con el cierre de un trimestre y que quede claro quién formula y presenta las cuentas anuales y el Impuesto sobre Sociedades de ese año.

Si cambias en plena campaña de la renta o de Sociedades, dejad por escrito quién presenta cada declaración. El error más caro es que cada asesoría piense que la presenta la otra.

Qué revisa una buena asesoría cuando te recibe

Antes de presentar nada, la nueva asesoría debería revisar que la contabilidad cuadra con las declaraciones, que no hay plazos vencidos ni requerimientos sin contestar y que tu régimen fiscal sigue siendo el que más te conviene. Es el momento de detectar errores y corregirlos antes de que lo haga Hacienda.

• Cuadres: IVA de los 303 frente al 390, retenciones de los 111 frente al 190, contabilidad frente a declaraciones.
• Pendientes: notificaciones de la Dirección Electrónica Habilitada, requerimientos y deudas.
• Régimen: módulos o estimación directa, criterio de caja, autónomo o sociedad.
• Oportunidades: gastos que no se estaban deduciendo, bonificaciones de contratación, plan de pensiones o cierre del año.

En Legislae hacemos esa revisión inicial gratis antes de que firmes, y te decimos por escrito lo que hemos encontrado. Nuestras cuotas son públicas: desde 55 € al mes para autónomos (85 € en estimación directa) y 150 € para sociedades con actividad, sin permanencia. Las detallamos en cuánto cuesta una asesoría fiscal.

¿Qué preguntar antes de contratar la nueva asesoría?

Pregunta qué incluye exactamente la cuota y qué se cobra aparte, quién va a llevar tu caso y cómo te avisarán de los plazos y de lo que tendrás que pagar, si tienen experiencia con negocios como el tuyo y qué permanencia o preaviso exige el contrato. Una buena asesoría te lo da por escrito antes de empezar.

• Qué incluye la cuota: declaraciones trimestrales y anuales, contabilidad, nóminas, cuentas anuales, respuesta a requerimientos.
• Qué va aparte: constitución de sociedades, inspecciones, recursos, trámites puntuales.
• Quién te atiende: una persona de referencia y cómo contactarla (teléfono, WhatsApp, correo) y en cuánto tiempo responde.
• Avisos: si te dicen cuánto vas a pagar antes de cada plazo y con cuánta antelación.
• Experiencia: si llevan negocios de tu sector y de tu tamaño (hostelería, comercio, transporte, profesionales).
• Respaldo jurídico: si pueden defenderte en una inspección o un recurso, o tendrás que buscar a otro.
• Contrato: permanencia, preaviso y cómo te devolverían la documentación si un día te vas.

Caso práctico: un autónomo de Fuenlabrada que cambia en noviembre

Marta es diseñadora en estimación directa y factura a empresas con retención. Su gestoría le avisa siempre el último día y este año le ha llegado un recargo por presentar tarde un 303. Decide cambiar en noviembre, con el tercer trimestre ya presentado. Comunica la baja por correo el día 3, con la lista de documentación y un plazo de diez días; revoca el apoderamiento de la gestoría en la sede de Hacienda y otorga uno a la nueva asesoría.

Al revisar lo recibido, la nueva asesoría detecta que llevaba dos años sin deducir la parte proporcional de los suministros de su casa, donde trabaja, y que no estaba aportando a un plan de pensiones aunque le convenía. En diciembre se aprovechan ambas cosas para el cierre del año, y en enero la nueva asesoría presenta el cuarto trimestre y los resúmenes anuales con los avisos de pago una semana antes.

Errores frecuentes al cambiar de asesoría

• Cambiar en la última semana de un plazo sin dejar claro quién presenta.
• No revocar los apoderamientos ni el certificado digital de la asesoría anterior.
• Recibir solo PDF de la contabilidad, sin el fichero que permite importarla.
• Olvidar el Sistema RED y quedarse sin poder hacer nóminas o altas.
• No revisar lo recibido: los errores de la asesoría anterior pasan a ser tu problema si nadie los detecta.
• Irse sin pagar lo pendiente: retrasa la entrega de la documentación y complica el cambio.

Si estás en Fuenlabrada o en el sur de Madrid, puedes ver qué incluye cada servicio en nuestra asesoría fiscal, asesoría contable y asesoría para autónomos.